GDPR - Personvernerklæring
Personvernerklæring
Behandlingsansvarlig
Denne personvernerklæringen forklarer hvordan INSPIRALS AS samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. INSPIRALS AS ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.
NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.
Vår kontaktinformasjon er:
INSPIRALS AS
Org.nr.: 923240187
E-postadresse: info@inspirals.no
Rettighetene dine
Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.
● Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.
● Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
● Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det.
● Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
● Du kan også klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si ifra direkte til oss først så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.
Hvem vi behandler personopplysninger om
Vi behandler personopplysninger om:
● Kunder
● Potensielle kunder
● Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
● Besøkende på nettsiden
● Jobbsøkere
● Ansatte
● Tidligere ansatte
● Medlemmer
● Kursdeltakere
● Deltakere på drop-in eller utdrikningslag
● Besøkende i studio
● Nærmeste pårørende
● Foresatte / verge dersom kunde er under 18 år
Hvordan vi samler inn personopplysninger
Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre en handel trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine.
Vi behandler personopplysninger når du:
● inngår en avtale med oss om kjøp av produkter/tjenester
● inngår et medlemskap hos oss
● søker jobb eller blir ansatt hos oss
● sender oss e-post, SMS, meldinger via sosiale medier eller annen korrespondanse
● legger igjen kommentarer eller anmeldelser i våre sosiale kanaler
● melder deg på nyhetsbrev
● bestiller en gratis prøvetime eller mottar annet gratis innhold fra oss
● melder deg på arrangementer i vår regi, gratis og betalte
● bruker nettsiden vår (jfr. avsnittet om informasjonskapsler), og ev. legger igjen en kommentar eller sender inn en henvendelse via kontaktskjema
● svarer på en spørreundersøkelse
● Oppretter brukerkonto i våre bookingsystem
● Fyller ut helseopplysnings skjema i studio
● Som leverandør sender oss faktura
Kategorier av personopplysninger, formål og rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger etter følgende rettslig grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1:
a) «samtykke»: når du selv har gitt oss ditt samtykke
b) «avtale»: for å kunne oppfylle en avtale som du er part i, eller for å kunne gjennomføre tiltak på din forespørsel, før vi inngår en avtale
c) «rettslig forpliktelse»: for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse
f) «berettiget interesse»: for å kunne ivareta en berettiget interesse, som vi mener veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern
Vi behandler personopplysninger knyttet til:
Henvendelser fra deg (inkl. kommunikasjon, support, kundeservice m.m.)
Når du henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, kommunikasjonsverktøy), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding), bookingsystemet eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.
Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav.
Vedr helseopplysninger: Instruktøren har behov for å vite noe om din helsetilstand for å kunne tilrettelegge fysisk aktivitet for deg best mulig, og for å redusere risikoen for komplikasjoner. Dette er også viktig mht å ha korrekt førstehjelpsutstyr tilgjengelig, samt å inneha riktig kunnskap.
Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn annethvert år. For å ivareta en eventuell historikk og logikk i kommentarfeltet, slettes ikke kommentarer systematisk. Henvendelser vi er pliktig til å oppbevare, som dokumentasjon i forbindelse med en reklamasjon-/klagesak, lagres til fristen for å reklamere/klage er utløpt (to eller fem år). Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Kjøp av produkter og tjenester
Når du kjøper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.
Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kjøp, og for ha en historikk over solgte produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale eller c) rettslig forpliktelse. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Markedsføring i eksisterende kundeforhold
Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15, samt Forbrukertilsynets tilhørende veiledning.
Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares inntil den registrerte ber om og bli slettet.
Nyhetsbrev
Vi sender ut nyhetsbrev i form av e-post, med artikler, blogginnlegg, rabatter, tilbud, gratis maler, sjekklister og lignende. Nyhetsbrevene inneholder av og til informasjon om våre produkter og tjenester. Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon og IP-adresse.
Formålet er å kunne informere om relevante nyheter og tilbud, samt å yte god kundeservice til potensielle og eksisterende kunder. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) samtykke. Det er frivillig å abonnere på nyhetsbrevene og du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake (melde deg av) ved å klikke på «avmeld» nederst i en av e-postene. Opplysningene oppbevares inntil ett år etter siste åpnede e-post, inntil den registrerte ber om å bli slettet eller melder seg av nyhetsbrevet.
Jobbsøking og ansettelser
Når du søker jobb hos oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale, og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) dersom søknaden din inneholder særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene slettes etter at en person er valgt til jobben, med mindre du har samtykket til at vi lagrer de i tilfelle du ønsker å søke på jobb ved en senere anledning.
For ansatte behandler vi personopplysninger som nevnt over, i tillegg til opplysninger som er nødvendig for å kunne utbetale lønn og ellers administrere arbeidsforholdet. Det rettslige grunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) ved særlige kategorier personopplysninger. Opplysninger om ansatte slettes som hovedregel når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner (som tvist om oppsigelse eller avskjed) gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Opplysninger knyttet til lønnsadministrasjon oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.
Arrangementer, også digitale
Når du deltar på gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby kunder og potensielle kunder relevante kurs, foredrag og workshops. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) samtykke eller b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller til du trekker ditt samtykke, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.
Spørreundersøkelser
Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) samtykke. Opplysningene oppbevares så lenge de er relevante eller inntil du ber om at de blir slettet.
Leverandører, samarbeidspartnere og databehandlere
Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon og korrespondanse (jfr. avsnittet over om «Henvendelser fra deg»). Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.
Bruk av nettsiden
Når du bruker nettsiden vår behandler vi personopplysninger som IP-adresse og andre tekniske data, samlet inn via informasjonskapsler og analyseverktøy. Formålet er å gi deg en god brukeropplevelse, samt å utarbeide statistikk for å kunne forbedre og utvikle nettsiden og tjenestetilbudet vårt. Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å gi deg en god brukeropplevelse, samt forbedring av nettsiden og tjenestetilbudet vårt. Les mer i neste kapittel.
Informasjonskapsler og analyseverktøy
En informasjonskapsel («cookie») er en tekstfil som lagres i nettleseren din når du besøker en nettside. Nedenfor beskriver vi hvordan vi bruker informasjonskapsler og analyseverktøy på nettsiden vår https://www.inspirals.no/ og https://inspirals.polebuddy.com i henhold til Lov om elektronisk kommunikasjon, i den såkalte «cookieparagrafen»: 2-7 b Bruk av informasjonskapsler/cookies. Vi bruker følgende informasjonskapsler på nettsiden vår:
WordPress
- wpSGCacheBypass: for hurtigbufring av nettsiden, slik at den laster raskere
Google Analytics
- _ga: skille mellom unike brukere (2 år)
- _gat: begrense antall forespørsler
- _gid: skille mellom unike brukere (24 timer)
- fr: for brukere av nettsiden som er pålogget Facebook
Vi bruker også følgende analyseverktøy på nettsiden:
● Hotjar
Vi bruker Google Tag Manager til å håndtere verktøyene samlet. Vi bruker Google Analytics for å spore adferd på nettsiden, som beskrevet i kapittelet over. Vi bruker facebook piksel for å spore adferd på nettsiden, og for å målrette annonsering på hhv. Instagram og Facebook. Vi bruker info@inspirals.no til å sende ut nyhetsbrev, som også bruker informasjonskapsler for påmeldingskjemaer på nettsiden.
Skru av eller slette informasjonskapsler
Du kan selv skru av og/eller slette informasjonskapsler i nettleseren din. På nettstedet nettvett.no kan du lære hvordan du gjør dette for de fleste nettlesere. Der kan du også lære mer om sikrere bruk av internett.
Affiliate links / sponsede lenker
Vi anbefaler ulike produkter og tjenester gjennom såkalte affiliate links (sponsede lenker) som er laget unikt for oss. Når du klikker på en slik lenke lagres en informasjonskapsel i nettleseren din, slik at det skal være mulig å spore et eventuelt kjøp. Vi informerer alltid tydelig om bruk av slike lenker.
Hvem vi deler personopplysninger med
For å kunne drive virksomheten vår, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:
● Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, regnskap, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)
● Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
● Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
● Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til
● Instruktøren på timen eller assistenten som bemanner egentreningen mht til din helse.
Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne.
Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS
I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte.
Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan være Privacy Shield for leverandører vi bruker med tilhold i USA, bruk av EUs standardkontrakter, eller etter bindende virksomhetsregler. Dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du kontakte oss på e-post info@inspirals.no
Sikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.
Skjemaer som du fyller ut i studio er oppbevart i låsbare arkivskap, på låsbart kontor, og hele området er sikret med innbruddsalarm.
Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).
Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.
NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.
Kontaktinfo
info(at)inspirals.no
+47 46966020
© 2024 Inspirals AS Foretaksregisteret. Org.nr: 923240187